广州市地方志办公室  程  慧

【内容提要】地方志工作机构的职责之一是“搜集、保存地方志文献资料”。落实《地方志工作条例》、总结首届修志和续修实践经验及方志事业的开拓创新都需要做好地方志资料工作。广州市建立的地方志资料年报制度，将为地方志事业的可持续发展打下良好基础

【关键词】地方志  资料 年报  制度

市政府于2006年1月向全市印发《广州市地方志资料年报制度》。这在全国属首创。在2006年第一期《羊城今古》上，刊登过我的一篇文章，题目是《认真落实资料年报制度》，文章浅谈了落实年报制度的重要性。

2006年5月18日，由温家宝总理签署中华人民共和国国务院第467号令，公布了《地方志工作条例》。全市修志系统认真学习贯彻国务院《地方志工作条例》。通过对《条例》有关规定的反复学习和深入理解，更加认识到：目前正在我市实施的地方志资料年报制度，是贯彻《条例》的重要举措，是依法开展地方志工作最具基础性、根本性的业务工作制度。

一、从《条例》的有关规定，认识资料和资料工作的重要性

我们常说，资料是志书的生命，是志书之存在价值的基础。《条例》的相关规定，使我们对资料和资料工作重要性的认识有了新的提高，并上升到法规的层面。《条例》的相关规定主要体现在以下三个方面。

（一）《条例》规定了地方志的属性是“资料性文献”。

《条例》第三条明确规定，“本条例所称地方志，包括地方志书、地方综合年鉴。”“地方志书，是指全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”“地方综合年鉴，是指系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献。”简言之，《条例》把地方志的属性规定为资料性文献。

长期以来，关于地方志的性质，即属性多有争论，有“资料性著述”之说，有“地情文献”之说，还有“地方百科全书”之说等等。《条例》的“资料性文献”之规定，从法制层面上规范了对地方志属性的认识，结束了关于地方志的属性之争。更重要的是，这一规定不仅突出了地方志的资料性，还同时以政府法规形式明确了地方志的文献功能，肯定了其在社会经济文化发展过程中的历史地位和作用。国务院以《条例》形式规定地方志的属性为资料性，足见资料及资料工作在整个地方志工作中的重要性。

（二）《条例》规定了地方志工作机构的职责之一是“搜集、保存地方志文献资料”。

《条例》第五条规定了县级以上人民政府负责地方志工作的机构的五项职责，其中第四项明确有“搜集、保存地方志文献和资料”的内容。而对其它几项职责的规定，也毫无例外的要以资料及资料工作为前提。比如，组织对地方志书、地方综合年鉴的编纂，组织开发利用地方志资源等，任何一项职责都离不开资料和资料工作。

从《条例》规定来看，地方志工作机构履行职责的基础和前提是资料和资料工作，其发挥社会作用的必备条件也是资料和资料工作；高质量开展资料工作，全面系统地占有资料是地方志机构履行职责、展现能力、开展服务的基本功。离开资料和资料工作，地方志机构则根本无法履行其任何职责。

（三）《条例》规定了有关单位和个人对提供地方志资料的责任和义务。

《条例》第十一条指出，“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其它组织以及个人征集有关地方志资料，有关单位和个人应当提供支持。”“地方志资料所有人或者持有人不得故意提供虚假资料。”这里所说“应当提供支持”，是规定了有关单位和个人对提供地方志资料的责任和义务；这种责任和义务是在国家法规层面的规定。这里所说“不得故意提供虚假资料”，是对有关单位和个人提供地方志资料的法规性纪律要求。

从以上三个方面，我们深刻认识到资料和资料工作在《地方志工作条例》中的重要基础地位。它既是地方志的属性，又是地方志工作机构的职责，同时也是社会有关单位和个人应当履行的责任和义务。

二、从首届修志和续修实践，看资料和资料工作的重要性

广州首届修志历时15年，完成了2400多万字的《广州市志》，上下限共150年，跨越了清代后期、中华民国和新中国成立后的40年，是社会性质完全不同的三个历史时期。首届修志虽然有组织机构不完善、队伍不稳定、理论准备不足等困难，但是，最大的难点仍然是资料收集，资料的缺失是对志书编纂进度和质量影响最大的问题。

续修同样如此。广州市自2000年正式启动第二轮修志的实际业务，至今已历时近7年。期间，仍然感到资料收集是最大的难点，尽管续志上下限时间短，又处在同一个历史阶段，但在资料收集的齐全、系统上仍然存在比较多的问题，还是出现了不该有的缺漏、散失。

广州修志，从首届开始就意识到资料的极端重要性，是难点问题，始终努力在资料工作上采取有效措施，下大力气，以尽可能取得较好效果。

我们以政府名义向社会发布过征集地方志资料的公告，在报纸上公布过收集有关资料的通知；我们在全国首创各分志承修单位要编写资料长编的制度，续修时又增加了对分志资料汇编的审查验收环节，并对经验收合格的汇编单位发放资料费；我们把对志书主体资料齐全性、准确性的审查明确为初审阶段的重点，并在初审、复审、终审的全过程都给予高度重视；为做好资料工作，我们对资料收集、整理、汇编等环节都制定了相应的文件，提出明确具体的质量标准和工作要求。

简要回顾修志过程中有关资料和资料工作的相关情况，足见在修志实践中资料收集是难点、是重点，是开展志书编纂的基础。只有把资料和资料工作放在相当重要的位置，并有必要的制度、措施作保障，才能破解这个“难点”，把握好这个“重点”。

三、从方志事业的开拓创新，看地方志资料和资料工作的重要性

《条例》规定了地方志工作机构的5项职责，每一项职责的履行都离不开资料和资料工作。同样，从履行职责入手，进而对地方志事业进行开拓创新，也离不开资料和资料工作。地方志资料在方志事业的开拓创新中起到基础性作用。

我们正在制定《广州市地方志事业2006~2010年发展规划》，《规划》提出了以下主要任务和目标：高质量完成第二轮新方志编修任务，按制度开展地方志资料年报工作，编纂出版各类专志和地情书，构建地方志公共服务平台，收集整理地方文献，开发利用地方志资源，开展地情专题研究等。这些任务和目标的提出，既有原定任务和项目的延续，更有对我市地方志事业的开拓创新。

要完成这些任务、实现这些目标，归根结底，其基础仍然是地方志资料。设想，如果没有地方志资料这个基础，年报如何正常开展、专志和地情书如何编纂、拿什么去充实数据库和办好网站、地方志公共服务平台靠什么去构建、专题地情研究又从何谈起？所以，从地方志事业的开拓创新来看，地方志资料具有基础性作用，任何开拓和创新都离不开这个基础。也只有下功夫首先做好这项基础性工作，才能够在这个基础上，以多种形成、多种手段开拓方志事业的其它领域、其它项目，更好地为社会提供服务，开辟出新的天地。

四、落实资料年报制度，为地方志事业的可持续发展打好基础

前面我们从三个方面谈了资料和资料工作在整个地方志工作中的重要性。结论是，它是地方志工作的基础，其重要性体现在《地方志工作条例》的有关规定中，体现在首届和续修的工作实践中，也必将体现在今后对地方志事业的开拓创新中。

如何做好这项基础性工作，是每一位修志工作者、每个修志单位，尤其是政府负责修志工作的机构应该认真思考和解决的问题。

在广州市地方志办公室的建议下，2005年11月29日，市地方志编纂委员会审议通过了《广州市地方志资料年报制度》。2006年1月5日，市政府办公厅向全市印发广州市地方志资料年报制度的通知，正式在全市建立起地方志资料年报制度，这就找到了在地方志工作中开展资料工作的有效办法。

地方志资料年报制度的建立，在全国方志系统属首例，受到中国地方志指导小组、广东省地方志办公室的充分肯定，在全国引起了一定反响。普遍认为，这是做好地方志工作的基础性制度和根本举措，对方志事业的可持续发展具有重要意义和作用。

张广宁市长十分重视对年报制度的落实。他在市志编委会会议上讲话指出，下一步，要重点贯彻落实好《地方志资料年报制度》，逐步建立起经常性、规范化的地方志资料收集、整理、积累制度。这是修志的一项基础性工作。资料必须及时收集、及时补充整理，这样才真实。还有一点是全面收集，要把年报单位找准，把年报要求提具体，使资料能反映全市、全行业的情况。各有关单位要重现年报制度的落实，市地方志办公室要加强对这项工作的组织、协调、检查、督办和业务指导，促进我市修志工作走向制度化、规范化。

资料年报制度公布以来，全市修志系统为此作了大量工作。市志办及时制定印发了关于落实年报的《实施意见》、《编写要求》、《行文规范》；明确了177个资料年报承报单位并下达了资料提纲；以集中和分类相结合的方式开展了资料年报业务培训；选取年报试写样稿印发全市，加强业务指导。到5月底，已有173个承报单位落实了机构，已有170个单位开始收集资料，其中108个单位已开始编写年报初稿，进度较快的少数单位已通过年报稿的审查验收。工作进展的总体情况是顺利的、正常的。

2006年5月公布的《地方志工作条例》，更加坚定了我们落实好地方志资料年报制度的的信心，落实年报的主动意识也进一步增强。

我们开创的这项制度完全符合《条例》的精神实质和具体要求。虽然早于《条例》，但完全符合《条例》，这就是我们的信心所在。《条例》的相关规定和要求使我们更加认识到资料和资料工作的重要性，促进了落实年报制度自觉性和主动意识的提高，落实制度的能动性增强了。正在全市开展的学习贯彻《条例》、推进依法修志的调研活动，为我们落实好资料年报制度逐步创建了更加有利的客观环境和条件。正在制定的广州市地方志事业新的五年发展规划，也使我们更清醒地认识到资料和资料工作在实现《规划》各项任务中的基础性作用，使落实好资料年报的紧迫感大大增强。做好年报，就是在为广州市方志事业的可持续发展打基础。

建立起一项制度并不难，难的在于真正落实，难的在于坚持下去并不断改进。在全市修志工作者的共同努力下，我市首创的地方志资料年报制度一定会落实好。在及时占有地情资料的基础上，我们一定会构建起地方志公共服务的平台，以全面、系统拥有权威地情资料的独特优势更有效的服务于社会，开创广州市地方志事业新的局面。

（此文原载于《羊城今古》2007年第2期）