广州市地方志办公室  李启伦

【内容提要】地方志资料年报制度是解决资料工作难题的举措，对推动地方志事业持续发展具有重要意义。为落实好该项制度，应采取几项措施：第一、坚持和健全修志工作体制；第二、建立常规性的资料收集网络；第三，加强培训，培养修志人才；第四，制定资料收集、整理、管理、利用等工作的具体制度或规范。

【关键词】 地方志  资料年报  制度

编修地方志是中华民族的优良传统，是党和国家一项重要事业。为了促进地方志事业可持续发展，广州市在2006年制订并开始实施《广州市地方志资料年报制度》。该项制度是广州市在总结20多年来修志经验教训的基础上，在国家推动地方志工作制度化、法制化建设的形势下，提出的一项创新。它的建立，从政府层面为地方志资料工作提供了制度保障，对推进广州市地方志事业的持续发展，具有重要的现实意义和深远意义。

一

在上个世纪80年代初全国开始首轮大规模修志的形势下，广州市在1984年底开始编修新方志，历时16寒暑，至2000年底完成首轮新方志系列志书的编纂出版。首轮修志，是在启动志书编修之时才开始资料的收集。这种做法，在首轮修志时是不得已的唯一选择，尽管能够收集到丰富宝贵的资料，但因为资料收集被当作突击性、临时性的工作，存在的问题也不少，直接影响了志书的质量。就首轮志书在资料内容方面的不足，甄炳昌先生总结为四方面：其一，记述领导正确，事业成功，取得各种成绩的正面资料多，很少甚至没有记述决策失误，事业挫折，以至造成严重后果的负面资料；其二，记述部门工作与政府行为的资料多，记述社会问题与社会活动的资料少；其三，记述事物的资料多，记述人物的资料少；其四，平铺直叙的资料多，有震撼力的典型资料少。[1]首轮志书在资料内容方面的这些遗憾，跟首轮修志资料工作的做法有很大关系。

广州市第二轮修志工作在2000年启动，目前已进入志稿总纂审定阶段。回顾第二轮修志，其资料工作基本是沿袭首轮修志的做法，也是在启动志书编修时才开始资料收集。这种资料工作模式存在的问题，在第二轮修志中更加凸现。正如广州市市长张广宁在2005年11月广州市地方志编纂委员会全体会议上所指出的：“一些单位把修志当作一项临时性的工作，特别是在资料工作方面不够重视，因而在健全机构、配备人员、经费保证、工作条件等方面存在不少问题”。因为把资料工作当作是临时性的，因此要到了编修志书的时候，承修单位才开始组建机构，才开始落实人员，才开始收集资料。这种做法加大了资料收集的难度，而且收集到的资料在系统性、齐全性、准确性等方面存在不少问题，直接影响了编修志书的进度和质量，也不利于对地方志资料的开发利用。

随着国家经济体制和政治体制改革的不断深化，多种经济成分互相渗透，政府管理职能发生很大变化，这种形势使地方志资料越加分散，越难收集。地方志工作面临的挑战，客观上要求资料工作必须改变与形势发展不相适应的旧模式，随着形势的变化而有所创新。

因此，建立地方志资料年报制度，不仅是新的形势下对修志工作提出的新要求，也是修志事业不断创新发展的需要，更是一项具有前瞻性的解决资料工作难题的重要举措。

二

清朝方志学家章学诚（1738～1801）为解决修志过程中搜集资料的困难，建议清朝廷在各州县设立“志科”，专门负责搜集地方志资料，为编修志书积累资料。他说：“州县之志，不可取办于一时，平日当于诸典吏中，特立志科，佥典吏于稍明于文法者，以充其选。而且立为成法，俾如法以纪载，略如案牍之有公式焉，则无妄作聪明之备矣。积数十年之久，则访能文学而通史裁者，笔削以为成书，所谓待其人而后行也。如是又积又修之，于事不劳，而功效已为文史之儒所不能及。”[2]对此，梁启超给予了高度评价：“实斋之意，欲将此种整理资料之方法，由学者悉心订定后，著为格式，颁下各州县之‘志科’，随时依式最录，则不必高材之人亦可从事，而文献散亡之患可以免。此诚保存史料之根本大法，未经人道者也。”[3]可惜，这种“保存史料之根本大法”，在清朝没有付诸实施，在民国时期也没有付诸实施。经过20世纪80年代初开始的首轮修志，在全国市县普遍建立了常设的地方志工作机构，但是没有做到在平时收集积累资料，修志仍是“取办于一时”。广州市从2006年开始实施地方志资料年报制度，要求市属各区（县级市）政府、市政府各部门、各直属机构以及驻穗有关单位（统称资料年报承报单位），在每年的年底前完成上年度地方志资料年报的编写，并报市地方志办公室验收。联系200多年前章学诚提出设立“志科”之议，来考察地方志资料年报制度的建立，对于广州市地方志事业发展所具有的现实意义和深远意义，怎么评价都不为过。

地方志资料年报制度，是地方志工作制度化建设的重要内容。以2006年5月18日国务院公布实施《地方志工作条例》为标志，我国地方志工作进入制度化、法制化的发展阶段。地方志制度化、法制化建设，要求在地方志工作的各个方面建立相应的制度。就志书编修方面，在资料工作、志稿编写、总纂、审定、出版等环节都要有章可循。资料工作是志书编修的首要的、基础性的工作，因此，地方志制度化、法制化建设，首先应建立资料工作方面的制度。广州市正是考虑到资料工作在地方志工作中的地位，在全国率先建立地方志资料年报制度。这是广州市地方志工作制度化、法制化建设的良好开局，标志着广州市地方志事业发展进入新的发展阶段。

建立地方志资料年报制度，实现地方志资料工作的制度化、规范化、经常化，有利于减少资料收集的难度并提高资料质量，为下一轮修志打下坚实的资料基础；有利于及时开发利用地方志资料，更好地发挥地方志“资政”、“教化”的作用。

三

针对首轮修志资料工作存在的问题，其实早在1998年5月广州修志工作者已认识到，并提出“资料积累工作走上规范化、制度化，做好续修志书准备。……为做好下届修志的资料准备工作，从现在起，就要将从本届志书的下限起至1998年的资料补充齐全。并从1999年起，以区、县级市、局（总公司）为网点，明确责任部门和指定人员建立起广州市志书续修资料网络和正常的资料年报制度，还要及时组织专业人员对上报资料进行整理、核实和补充，使资料得到完善保存，有效使用。”[4]据笔者所看到的文字材料，这是广州最早提出建立资料年报制度的设想。大概由于后来政府机构改革、时机不成熟等因素，并没有在第二轮修志工作中实行。现在又经过八年的实践，地方志资料年报制度终于出台并从2006年起实施。从最初提出，到终于实施，历时八年，从中可以体会到地方志资料年报制度的建立来之不易。因此，必须高度重视这项来之不易的制度，要千方百计落实好这项制度。这是关系到广州市地方志事业发展前途的大事。

到目前为止，资料年报制度实施将近一年，已基本建立起包括180多个承报单位在内的资料收集网络，也举办了若干培训，不少单位也启动了资料年报的实际业务工作，资料年报的实施总体上顺利。但是，据近一年的情况看，还是出现了在首轮修志资料工作中遇到的问题，如有不少单位在第二轮修志任务基本完成后解散了机构，多数单位做资料年报的工作人员对地方志工作了解甚少，有些单位特别是企业以缺乏经费、人手不够为由还没有开展年报工作等。这些问题，都需要我们抓紧研究，及时提出解决措施，以促进资料年报制度的真正落实。

第一，坚持和健全前两轮修志形成的的工作体制。广州两轮修志实践证明，“党委领导、政府主持、各级地方志工作机构组织实施”的工作体制，是开展修志工作的根本保证。这种工作体制，在开展资料年报工作时必须继续坚持，而且要根据资料年报工作面临的新形势新情况，不断健全。就目前资料年报工作面临的情况而言，要切实落实党中央、国务院提出的“一纳入、五到位”修志工作方针，不仅要将这一政策落实到各级地方志工作机构，而且要真正落实到具体的资料承报单位。是否能把地方志工作纳入本地经济社会发展计划和各级政府的任务中，是否能真正将地方志工作经费列入本地政府财政预算中，各级地方志工作机构决定不了，但应该多做工作，尽最大努力去向政府争取。至于“五到位”，能否落实好，关系到资料年报工作是否顺利开展。特别是经费问题，是目前有些承报单位难以启动资料年报工作的最大障碍。各级地方志工作机构应研究目前面临的新形势新情况，大胆创新，提出行之有效的措施。

第二，建立常规性的资料收集网络。首届修志，花很大力气才建立起临时性的资料收集网络，但多数承修单位在完成修志任务后随之解散机构和队伍；到了启动第二轮修志时，不得不又要花大力气重建机构和队伍。建立地方志资料年报制度，就要克服前两轮修志工作的这一弊端，组建起常规性的资料收集网络。目前各级地方志工作机构多数都编纂年鉴，可考虑原来收集年鉴资料的网络来收集地方志资料，可考虑将两者合二为一，收集到的资料既要满足编纂年鉴的要求，又要满足下一轮志书编修的资料要求。

第三，注重培训，培养人才。首轮修志培养出来的人才，到了第二轮修志时仍在做修志工作的不多。如果在20年后启动下一轮志书编修时才开始收集资料，那么上一轮修志培养的人才，留在现职现岗修志队伍中更是凤毛麟角。因此，实施资料年报制度，是为下一轮修志培养、储备人才的重要途径。从目前180多个承报单位所报的工作人员情况看，承担资料年报工作的不少是大学毕业后参加工作才几年的年轻人。对他们加强业务培训，既是做好资料年报工作的迫切需要，又能为下一轮修志培养、储备人才。

第四，总结两轮修志的经验教训，研究新情况，制定相关的具体制度或规范。地方志资料年报制度，只是对整个资料工作的总体性规定。应及时总结前两轮修志的经验，并研究地方志工作新情况，制定资料收集、整理、管理、利用等几个方面工作的具体制度或规范。另外还要制定相关的配套制度或规范，如资料年报审查验收制度、资料年报质量标准等。